„POMIĘDZY WSCHODEM I ZACHODEM”
XXII Polsko-Niemiecko-Ukraiński Obóz Młodzieżowy w Łambinowicach i Iwano-Frankiwsku (Stanisławowie)
23.07.2017 - 06.08.2017 szczegóły...

 

02 maja 2017 r. dniem wolnym od pracy

Szczegóły...

Archiwizowanie danych likwidowanych placówek

Drukuj
Opublikowano: 02 września 2013
Wpisany przez: Anna Pasierbek

Szanowni Państwo
Marszałek Województwa Opolskiego,
Prezydenci Miast
Starostowie Powiatów,
Burmistrzowie, Wójtowie,
Dyrektorzy szkół i placówek oświatowych
województwa opolskiego

W związku z likwidacją szkół i placówek w województwie opolskim w roku 2013, których organem sprawującym nadzór pedagogiczny jest Opolski Kurator Oświaty przypominam Państwu, że dokumentację z przebiegu nauczania po zlikwidowanych szkołach i placówkach należy  przekazać zgodnie z art.59 ust. 3  i z art.84 ust. 4  ustawy  o systemie Oświaty z dnia 7 września 1991 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2004r. Nr 256, poz. 2572 z późn. zm.) do Archiwum Zakładowego Kuratorium Oświaty w Opolu, w terminie jednego miesiąca od dnia zakończenia likwidacji.

Dokumentację należy złożyć po spełnieniu następujących warunków:

  • złożeniu do Opolskiego Kuratora Oświaty wniosku o przejęcie dokumentacji,
  • dołączeniu do wniosku kopii dokumentów dotyczących założenia szkoły, przekształceń oraz likwidacji szkoły,
  • załączenie spisów zdawczo-odbiorczych zgodnych z obowiązującym w szkole lub placówce jednolitym rzeczowym wykazem akt i z opisem przekazywanej dokumentacji.

Do Zakładowego Archiwum Kuratorium Oświaty w Opolu należy przekazać następującą dokumentację:

  • księgi arkuszy ocen, księgi ocen – B 50
  • księgi uczniów/słuchaczy/wychowanków – B 50
  • dokumenty dotyczące odtworzenia zniszczonej  dokumentacji  przebiegu nauczania – B 50
  • świadectwa nieodebrane – B 50
  • rejestr wydanych  świadectw – B 50
  • rejestr absolwentów – B 50
  • uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły – B 25
  • protokoły egzaminu dojrzałości – B 50
  • protokoły egzaminów semestralnych, końcowych i poprawkowych – B 25
  • protokoły z posiedzeń rady pedagogicznej – B 50
  • pisemne prace egzaminacyjne – B 25
  • świadectwa ukończenia szkoły – B 50
  • świadectwa dojrzałości – B 50
  • dzienniki lekcyjne i dzienniki innych zajęć – B 6
  • druki świadectw szkolnych – B 6

Akta powinny być powiązane w teczki o grubości do 5 cm, opisane wg załączonego wzoru z wyjątkiem arkuszy ocen oprawionych (jak książki), dzienników lekcyjnych nie starszych, niż rok szkolny 2008/2009 i przekazane wraz ze spisem zdawczo-odbiorczym sporządzonym w 3 egz. i przygotowane wg poniższych wytycznych:

  • w jednej teczce aktowej wraz ze spisem spraw powinna znaleźć się dokumentacja dotycząca tylko jednej kategorii akt -  bez zbędnych notatek, brudnopisów, kopert oraz kopii tych samych dokumentów;
  • z dokumentacji należy usunąć części metalowe i plastikowe (np. spinacze, zszywki, koszulki);
  • w lewym dolnym rogu strony tytułowej należy wpisać kolejny numer teczki aktowej zgodnie ze spisem zdawczo-odbiorczym;
  • jeśli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku, obejmują kilka teczek, należy wpisać nr tomu;
  • teczki należy opisać czarnym pisakiem.

Podczas porządkowania dokumentacji należy pamiętać, że:

  • w przypadku np. arkuszy ocen, nieodebranych świadectw  - każda teczka powinna zawierać zbiorczą listę (imię i nazwisko) dokumentów znajdujących się w teczce;
  • protokoły egzaminów włącza się do arkuszy ocen;
  • księgi ocen, księgi arkuszy ocen,  uchwały rady pedagogicznej dotyczące klasyfikowania i promowania uczniów oraz ukończenia szkoły, powinny zostać oprawione.

Przed przejęciem dokumentacja zostaje sprawdzona przez pracownika Kuratorium  Oświaty. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości pracownik odmawia podpisania spisów zdawczo-odbiorczych, a dokumentacja podlega zwrotowi w celu usunięcia nieprawidłowości i ponownego przekazania do archiwum zakładowego.

Jeżeli przekazywana dokumentacja nie zawiera wszystkich niezbędnych dokumentów, dyrektor szkoły składa oświadczenie na piśmie o występujących brakach.

Do spisów należy dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów dotyczących założenia, przekształceń oraz likwidacji szkoły, które za zgodność o oryginałem potwierdza Archiwista archiwum zakładowego Kuratorium Oświaty w Opolu.

W powyższej sprawie proszę o bezpośredni kontakt z Archiwistą,  Panią Elżbietą Kuryło.

Halina Bilik        
Opolski Kurator Oświaty

Kuratorium Oświaty w Opolu 2012-2014